D’une manière générale, la réflexion autour de l’aménagement d’un local doit intégrer la réalisation d’un plan d’urgence ou plan catastrophe. Les éléments essentiels devant figurer dans ce plan sont :

• composition de l’état major communal en cas de catastrophe
• liste des responsables en intervention d’urgence : pompiers, police
• liste personnes et des entreprises en charge du patrimoine : protection civile, protection des biens culturels, professionnels du patrimoine (restaurateurs, responsables de bibliothèques, de musées, vendeurs de matériel, entreprises où l’on pourra congeler les archives, entreprises où l’on pourra effectuer la lyophilisation etc.)
• plan de situation des locaux de vos archives avec indications éventuelles des archives à évacuer en priorité. Ces plans sont très utiles aux pompiers… à condition qu’ils n’oublient pas de les prendre avec au moment d’une intervention!
• prévoir et indiquer l’adresse d’un local où les archives pourront être temporairement entreposées
• prévoir une armoire « intervention » contenant du matériel qui servira conditionner, identifier les archives à évacuer.

Les listes doivent évidemment comprendre les adresses, les numéros de téléphone, adresses email. Le plan catastrophe doit être remis aux personnes concernées (pas d’exemplaire unique !) et régulièrement mis à jour.

Le plan à lui tout seul ne suffit pas. Des contacts avec la centrale d’alarmes, les pompiers, la protection civile, comprenant une visite organisée des locaux à l’attention des intervenants en situation d’urgence (pompiers) et de ceux qui viennent après la catastrophe (protection des biens culturels) vaut mieux que des pages de description et assurera le moment venu, autant que faire se peut, une meilleure prise en charge.

Pensez également à assurer vos archives: les frais relatifs au sauvetage et à la restauration de vos archives peuvent être importants.

Exemple: «Plan catastrophe» d’une commune vaudoise [pdf]

Liens :

• Cosadoca
• Assurez vos archives (ECA)

Plan catastrophe [pdf]