Un inventaire est un instrument de recherche fournissant une énumération descriptive plus ou moins détaillée des dossiers et des pièces composant un fonds d’archives. La rédaction d’un inventaire est régie par des normes comme la norme ISAD(G), qui a pour but de fournir un descriptif pertinent et explicite.
La norme ISAD(G) est composée de 26 éléments, dont quelques-uns sont  indispensables à l’élaboration d’un inventaire. http://www.icacds.org.uk/fr/ISAD(G).pdf
Notre but consistera ici à donner des conseils simples en matière d’inventorisation, afin de faciliter le travail de professionnels et de non-professionnels dans ce domaine relativement complexe.

• Les archivistes engagent leur responsabilité lors du traitement des documents et en facilitent l'accès au plus grand nombre possible d'usagers, tout en leur offrant leurs services avec impartialité.
• Les archivistes visent à atteindre le meilleur niveau professionnel en cherchant constamment à renouveler leurs connaissances, à stimuler la collaboration et à partager leurs compétences afin de conserver le patrimoine culturel dans le respect des normes archivistiques et de l'éthique professionnelle.
• Les archivistes tentent de trouver l'équilibre le plus juste dans le cadre de la législation en vigueur, entre le droit au savoir et le respect de la vie privée. (Nécessité de définir les modalités de consultation à la réception du fonds d'archives, avec la (ou les) personne(s) concernée(s).)

L’inventaire est une étape parmi d’autres dans le traitement d’un fonds : en effet, lorsqu’on reçoit un fonds, il faut en premier lieu rédiger un bordereau de versement (dans le cas d’un,service de l’administration), un bordereau d’entrée, acte de don ou acte de dépôt lors de la, prise en charge d’un fonds privé.

Ensuite, s’il s’agit d’un fonds dont les différents éléments déposés n’ont pas été classés selon un plan de classification par les auteurs, il est important d’effectuer un recensement des différentes pièces versées, sur la base duquel un plan de classification pourra être élaboré.
Celui-ci devra rester le plus proche possible de l’ordre dans lequel les documents ont été reçus, à moins qu’ils aient vraiment été en vrac. Une fois le plan de classification établi, il faut classer les documents reçus en fonction de ce plan. Il arrive très souvent que le plan fasse alors l’objet de modifications au cours de cette étape afin de correspondre exactement à la réalité du fonds.

• Tout le monde peut être amené à créer des archives; il est important pour le professionnel de préserver l'intégrité des fonds en laissant ensemble ou en regroupant s'ils ont été dispersés tous les documents reçus, soit de traiter et maintenir les archives dans leur contexte historique, juridique et administratif, en respectant leur provenance (ordre originel).
• Les archivistes préservent l'authenticité des documents lors du traitement de ces derniers et en assurent en permanence la communicabilité et la compréhension.

S’il s’agit d’un fonds qui a fait l’objet d’un classement régulier selon un plan de classification établi et respecté, il suffira de reprendre ce plan de classification et de vérifier que les documents ont bien été classés dans le bon dossier.

En parallèle à cette étape de classement ou de vérification du classement, il est possible de procéder à un tri, soit à l’élimination ou à l’épuration d’une partie des documents reçus (doubles, papiers corbeille). Pour effectuer ce tri, il est indispensable de se référer aux recommandations de conservation ou d’établir un calendrier de conservation. Dans le cadre d’un fonds privé, il est très important de se mettre d’accord avec le donateur/dépositaire du fonds avant d’effectuer un quelconque tri.

Enfin, si d’autres documents que des doubles et papiers corbeilles sont éliminés, ne pas oublier de rédiger un bordereau d’élimination, approuvé et signé par toutes les parties avant l’élimination.

Une fois ces différentes étapes franchies, on peut commencer à faire l’inventaire du fonds concerné.

Un inventaire doit être un outil descriptif pertinent et explicite des documents conservés. La norme ISAD(G) propose 26 éléments de description, mais tous ne sont pas forcément indispensables.

Lors de la description d’un fonds, 5 critères de description sont obligatoires :

• La référence: il est important de donner à chaque document une référence ou cote qui constitue un code unique, donné à chaque pièce ou dossier selon le degré de précision de l’inventaire.
• L’intitulé (ou titre)
• Les dates extrêmes : les dates des documents décrits les plus anciens et les plus récents.
• L’importance matérielle : volume, quantité, dimensions.
• Le niveau de description : place de l’unité de description dans la hiérarchie du fonds.

De plus, l’élaboration d’un inventaire peut comprendre :

1. une introduction, dans laquelle figureront :

• l’historique du fonds et de l’organisme producteur ;
• des explications concernant le principe de classement ;
• toutes remarques utiles concernant notamment les lacunes du fonds, l’état des documents ;
• dans la mesure du possible, une bibliographie de l’organisme producteur
  complétera l’introduction.

2. des renvois : un document pourrait parfois être classé à différents endroits ; afin de permettre au chercheur d’établir les liens nécessaires et de faciliter son orientation, on peut établir :

• un renvoi définitif : « Voir », qui dirige l’utilisateur vers une cote unique
• un renvoi d’orientation : « Voir aussi », qui amène l’usager vers une ou plusieurs
  cotes complémentaires.

3. des notes de base de page : pour donner des renseignements généraux ; souvent utilisées pour donner indiquer le type de contenu de certaines séries ou sous-séries, surtout quand celui-ci est répétitif.

4. Un index : indispensable pour retrouver rapidement l’information.

5. Les conditions d’accès et d’utilisation : dans le cas d’archives privées et sans mention spécifique du déposant, aucun texte de loi ne les régit. Le centre d’archivage peut dès lors décider des modalités de consultation, tout en se réservant d’appliquer ses propres conditions. Les dossiers personnels sont néanmoins soumis à des règles plus strictes : selon la loi vaudoise des archives publiques, leur accès est possible 100 ans après la date d’ouverture d’un dossier ou seulement avec l’accord écrit de la personne concernée.

6. Une bibliographie : elle permet d’établir des liens avec d’autres textes sur le sujet concerné.

7. Les annexes : très utiles pour intégrer les documents qui ont servi au professionnel de développer son travail (lettres à des tierces personnes, organigramme de l'institution ou biographie des personnes concernées, textes externes qui donnent un complément d'information, etc.). Elles sont souvent le lien qui permet de comprendre la démarche intellectuelle et pratique de l'archiviste.

La référence ou cote est un moyen efficace d'identifier et de retrouver facilement les documents. Elle doit être simple et clair afin d'éviter toute confusion. Il est judicieux d'alterner les chiffres et les lettres afin d'en facilité la lecture et éviter toute équivoque.

Exemples : A 0001 / J 02049 / FF 1

Remarque : Il peut arriver, lors de la réception d’un fonds privé ou public, qu’il y ait des lacunes dans le fonds, qu’une action d’urgence (décès, départ, etc.) ait perturbé l’ordre / le classement des archives ou provoqué la disparition de certains documents.

Dans ce cas, les mesures à prendre sont les suivantes :

• regrouper les papiers épars
• rechercher les témoignages d'anciens employés ou de gens en relation avec le fonds; ces derniers peuvent aider à situer dans le temps et l'espace les documents, en se remémorant dans quelles circonstances ils ont été produits, où ils ont pu être transmis (copies), etc. Ces témoignages peuvent être précieux en cas de photos ou de papiers non identifiés ou dans le cas
  où certains documents resteraient introuvables (ex. : plans, qu’on peut par exemple retrouver chez l’architecte ou dans une autre institution (CAMAC etc.).
• Se documenter de manière approfondie sur la personne, le service ou l'institution dont traitent les archives afin de tenter de restituer au mieux leur mémoire.
• pour les questions liées à la conservation, se référer au texte « Un lieu pour vos archives ».
  • Conseil: lorsque des documents sont introuvables, qu’un fonds est versé avec des manques manifestes ou qu’il est endommagé, il est très important de tenir un journal de bord (qui peut servir de texte d'introduction) expliquant votre démarche et vos choix tout au long du traitement du fonds.

Dans certains cas, il peut être intéressant de mettre un inventaire à disposition de
l’administration et/ou du public, de manière à faciliter les recherches.
Il existe différents types d’approches en la matière et surtout, des situations et des besoins divers.

Mise à disposition d’un inventaire au sein d’une administration :

• Définition du public cible : Les employés qui cherchent un document ont généralement une idée précise de ce qu’ils recherchent. Ils connaissent les types de documents produits par chaque service.
• Définition des besoins et des attentes du public cible et conséquences :
  • Trouver (très) rapidement les documents qui les intéressent.
  • Outils de recherche simples
  • Précision dans la recherche
  • Description des documents suffisamment fournie pour leur permettre d’être sûr que le document décrit est bien celui qu’ils recherchent. Dans certains cas, un inventaire précis peut éviter la consultation du dossier physique.

Idées de solutions pratiques :

• Acheter un programme qui permette de réaliser des inventaires que l’on peut ensuite partager (limitation des droits d’accès etc.)
• Créer un site intranet « Archives » ou une page « Archives » sur un site intranet existant et y placer les différents inventaires créés, en veillant aux droits d’accès.

Mise à disposition d’un inventaire en ligne (internet – large public) :
Différentes solutions existent. Certains centres d’archives ont mis des descriptions d’inventaires en ligne, etc..