AVA Association Vaudoise des Archivistes
Aménager un local d'archives

Questions de sécurité— quelles mesures prendre à titre préventif contre l’incendie, les inondations et le vandalisme.

Deux situations se présentent généralement au responsable des archives : dans la majorité des cas, il hérite d’un local déjà existant ; plus rarement, il a l’opportunité de mener à bien un projet d’aménagement d’un nouveau dépôt d’archives. A noter que les conseils qui suivent concernent les locaux d'archives de taille relativement modeste. Les grands locaux d'archives nécessitent de prévoir, entre autres, des locaux annexes importants (local de tri, réception etc.), éléments qui ne sont pas développés dans cet article.

Vous disposez d’un local existant

Les règles relatives à l'aménagement et la sécurité d'un local d'archives sont toujours les mêmes, qu'un local ait été conçu au départ pour des archives ou qu'il ait été adapté à cet usage. Cependant, et c'est une réalité à laquelle les archivistes sont confrontés, les locaux dont ils « héritent » comportent souvent des lacunes et des défauts, dont certains ne pourront pas être corrigés. Le plus important est d’adopter une attitude pragmatique et de se dire que même si l'on ne pourra pas atteindre la perfection, cela vaut la peine d'entreprendre des améliorations, même
modestes.
Même si au premier abord, les archives semblent en bon état de conservation, il est nécessaire de faire une analyse de la situation et d’évaluer les risques que présente le local, sachant que les principales menaces sont :

➢    l’incendie,
➢    l’inondation,
➢    le vandalisme.

Certaines lacunes peuvent êtres corrigées relativement facilement, d’autres nécessiteront des travaux plus importants. Quelles qu’elles soient, leur constatation écrite dans un rapport rappellera, en cas de sinistre, que le responsable a fait son travail de prévention ; cela permet évidement aussi de justifier des demandes de crédit visant à améliorer les conditions de sécurité.

De bonnes questions concernant… Les risques d’incendie

➢    Existe-t-il un système de détection incendie ?
Le marché offre plusieurs dispositifs de détection : détection de fumée, de flammes, thermiques (réagit aux
changements de température), à ionisation (réagit aux gaz). Il est nécessaire de prendre conseil auprès d’un
spécialiste.
➢    Existe-t-il une dalle sous le plancher ?
Une dalle permet de ralentir la propagation rapide d’un incendie.
➢    Le mobilier est-il d’adéquat ?
Des étagères que l’on peut fermer (rayonnages mobiles) ou des armoires anti-feu permettent de protéger leur
contenu de manière plus efficace que le mobilier laissant les documents sans protection.
➢    L’accès aux archives est-il encombré ?
En cas de sauvetage d’urgence, les pompiers doivent pouvoir entrer facilement dans les locaux. Idem pour le
matériel anti-incendie : les extincteurs ne doivent pas être cachés pas des amas d’objets divers.
En plus de la détection, il est également possible d’installer des systèmes d’extinction d’incendie. Qu’ils soient manuels (extincteur portatif à eau, gaz ou chimique) ou automatiques (sprinkler), ces installations doivent être pensées en rapport avec la configuration des lieux afin d’assurer le maximum d’efficacité. Comme pour les systèmes de détection, il est nécessaire de demander conseil à un spécialiste.

De bonnes questions concernant… Les risques d’inondation

➢    Y a-t-il des tuyaux de canalisations apparents ? Dans ce cas, il est recommandé d’installer une protection autour des tubes.
➢    Dans les locaux en sous-sol, existe-il une possibilité d’évacuation de l’eau par gravité ? Attention, l'eau peut aussi provenir de là en cas de gros orage ou de tuyau bouché. Que l'on soit au 2ème étage d'un bâtiment ou au sous-sol, il faut toujours prévoir un système anti-refoulement des orifices d'évacuation.
➢    Y a-t-il des ouvertures par lesquelles l’eau peut s’engouffrer (soupirail) ?
Un bon moyen de prévention consiste à entreposer les documents les plus précieux à une hauteur minimale et non sur l’étagère du bas, en tous les cas pas à même le sol. Il est aussi conseiller de surélever le seuil d’entrée du local. L'installation de pompes devant les portes principales en d'afflux massif d'eau est aussi une solution (appliquée aux Archives de la commune de Villeneuve).
Comme pour l’incendie, il est possible de prévoir des appareils de détection de fuites d’eau et inondations, qu’on installera dans les zones à risques (sous-sol, près des canalisations) et en tenant compte, par exemple, de l’emplacement des collections précieuses. Ces appareils peuvent être reliés à une centrale de surveillance.
➢    Comment protéger et/ou évacuer les archives en cas de sinistre ?
Certains locaux présentent davantage diverses possibilités d’évacuation en cas urgence. C’est l’occasion de prendre contact avec les pompiers afin qu’ils fassent un repérage et une analyse des lieux, ceci pouvant être suivi par un exercice d’évacuation.

De bonnes questions concernant… Les problèmes d’humidité et de température ambiante

➢    Quel est le taux d’humidité de mon local ?
Une des premières précautions est de contrôler l’hygrométrie. L’objectif est de maintenir une humidité relative entre 50% et 60% ainsi qu'une température entre 16º et 18ºC. Si des variations climatiques sont tolérées, elles ne doivent en aucun cas être brutales. Il est utile de faire un contrôle sur plusieurs mois et de reporter les résultats sur une grille de relevés. Il est possible d’acquérir des appareils électroniques qui effectuent cela automatiquement.
Lorsque les conditions d’humidité de température ne sont pas adéquates, on peut y remédier en installant des ventilateurs (circulation de l’air), des humidificateurs ou déshumidificateurs, en jouant sur l’étanchéité des fenêtres, en posant des rideaux, des volets afin de protéger les documents d’une exposition directe, etc.
➢    Mon local est trop chaud
L’installation d’une climatisation n’est pas toujours possible dans un local existant car il y a souvent trop de contraintes matérielles (local exigu, mal équipé au niveau des infrastructures etc.), sans parler du coût …

On peut rafraîchir l'atmosphère en aérant le local (ventilation naturelle) si l'air extérieur qui pénètre dans le local est plus frais qu'à l'intérieur. Attention, l'inverse présente des risques de condensation (air plus chaud et potentiellement plus humide pénétrant dans un volume plus froid) !

Voir aussi article du site "Astuces pour une bonne conservation" concernant ce sujet ainsi que l'éclairage, les insectes nuisibles etc.

Un nouveau local va être aménagé

L’aménagement d’un local d’archives peut se faire dans le cadre de la construction d’un nouveau bâtiment ou dans un bâtiment existant qui doit être entièrement ou partiellement transformé. Dans ce dernier cas, il s’agira de tenir compte des contraintes existantes afin d’adapter au mieux les exigences de prévention et de sécurité avec la réalité. La clé de la réussite résidera dans le contrôle du climat. Si le local est fréquemment utilisé ou s’il se situe dans les combles, il est nécessaire de prévoir une régulation artificielle vu les variations de températures et d’humidité importantes et inévitables.

Dans certains cas, on peut envisager un système dit de « régulation passive » qui repose sur la qualité de
l’enveloppe du futur local : celle-ci doit limiter le transit d’air et assurer une bonne isolation, tout en permettant la
circulation de la vapeur d’eau. Il faut que le local se situe dans la partie la plus massive du bâtiment, afin de limiter les apports d’énergie de l’extérieur. La construction en sous-sol est recommandée car le terrain apporte une inertie
thermique relativement stable. Conjugué à l’utilisation de matériaux capables d’absorber l’humidité ambiante (ex. : la brique), ce système permet d’assurer, non une température constante, mais une variation saisonnière progressive et contrôlée, sans dommages pour l’état des documents.

La doctrine en matière de respect des normes de température et d'hygrométrie est par conséquent un peu souple. Il faut surtout éviter les changements brusques de température (choc thermique), très néfastes à la conservation des archives. Le respect très strict de ces normes implique en outre un surcoût considérable, souvent peu réaliste. Ce système dit de "régulation passive" a le mérite de s'adapter à une politique basée sur les économies d’énergie et le développement durable.

Pour maintenir un climat stable dans le local, une solution intermédiaire consiste à construire un sas à l'entrée du
dépôt d'archives afin d'éviter l'entrée directe d'air et d'humidité venant de l'extérieur. Cette solution a été appliquée
aux Archives de la commune de Villeneuve.

On retiendra aussi que l'aménagement d'un local est plus sûr au sous-sol ou à l'étage que dans les combles, qui en
cas d'incendie notamment, offrent des possibilités d'accès et d'évacuation très limitées.

N'oubliez pas de prévoir un espace de tri et de classement suffisamment spacieux dans un bureau ou à proximité des rayonnages. Ces opérations nécessitent souvent que l'on étale sur plusieurs tables les cartons et les documents. Idéalement, ces espaces de tri devraient être au même niveau que le bureau. En tous les cas, prévoyez un ascenseur ou monte-charge pour faciliter le transport des archives. Lorsque le local des archives est prévu au sous-sol, il est recommandé de construire une rampe permettant d'amener les archives directement depuis l'extérieur (mais attention aux infiltrations d’eau !).

N’oubliez pas la sécurité contre le vandalisme…

Afin de prévenir les incendies criminels, le vol, le vandalisme et, par conséquent, garantir la confidentialité des données, il importe d’interdire l’accès des archives aux personnes non autorisées. Dans la réalité, ce n’est pas toujours aisé, surtout lorsque le local contient à la fois des archives à valeur historique et des archives intermédiaires, ces dernières étant la plupart du temps du ressort des services de l’institution. Il est aussi fréquent, surtout dans les petites communes par exemple, que les archives soient très proches du greffe municipal. Seul un nombre limité et
clairement identifié de personnes devrait avoir accès aux locaux d'archives. En plus des clés de sûreté, il existe des systèmes d'accès électromagnétiques à code qui offrent une sécurité accrue (mémoire des numéros de clés, heures d’ouverture/fermeture, etc.).

Et le lieu de consultation

L'effectif est souvent très réduit (l'archiviste est même souvent seul) : dans ces conditions, pensez à aménager votre bureau de façon à pouvoir surveiller les lecteurs, par exemple en installant une paroi vitrée donnant sur la salle de consultation. Il est aussi utile de prévoir un coin « vestiaire », où les lecteurs laisseront leurs affaires et n'apporteront dans la salle de lecture que le strict nécessaire.

Surface et capacité des rayonnages

Il faut faire particulièrement attention à la résistance au sol que doit supporter le plancher. Dans ce domaine, les chiffres varient. En Suisse, la norme SIA 261 (Actions sur les structures porteuses) s'applique et il faut également tenir compte des indications des fabricants de mobilier d'archives. Les Archives cantonales recommandent 1'200 kg/m2 pour des rayonnages fixes; 2'000 kg/m2 pour des rayonnages mobiles. De fait, une évaluation du type de supports des documents qui occuperont les étagères est à faire; s'agit-il uniquement de cartons standard ou y a-t-il une forte proportion de registres volumineux et très lourds ? Le calcul de la résistance au sol variera en fonction de ces critères.

Choix du mobilier

A part les armoires, deux solutions d'équipement existent: les rayonnages fixes et les rayonnages mobiles. Le gain de place obtenu par les rayonnages mobiles est assez important, mais comme indiqué ci-dessus, ils nécessitent un plancher adapté car plus lourds.

Nombre de mètres linéaires pour une salle de 200 m2 [H 2.20 m] :
Rayonnages fixes: 1150 mètres linéaires
Rayonnages mobiles: 2100 mètres linéaires.

Rayonnages fixes :
-    éviter le bois, des parasites peuvent se développer.

Rayonnages mobiles :
- la longueur des épis ne doit pas excéder 10 mètres : au-delà, il est difficile d'actionner les volants manuels.
- évitez les systèmes avec moteur électrique : cet équipement est fragile et cher.
- évitez absolument d'installer des rayonnages mobiles sur un socle bois: en cas d'humidité ou d'inondation, le bois gonfle et empêche leur ouverture.
- si les rails des rayonnages mobiles ne sont pas noyés dans une dalle, n'oubliez pas de prévoir une rampe d'accès permettant l'utilisation d'un chariot entre les rayonnages.

Espaces à respecter entre les rayonnages :

➢    Pour favoriser la circulation d’air dans le dépôt et garantir un climat adéquat, laisser un espace d'au moins 30 cm entre le plafond et le haut des rayonnages mobiles.
➢    Pour la même raison, ne pas appuyer les rayonnages fixes ou les épis des rayonnages mobiles contres les murs: prévoir 5 cm entre l'extrémité de l'épi et le mur, 10 cm si le rayonnage est parallèle au mur.
➢    Largeur entre les épis parallèles: 80 cm au minimum, pour permettre le passage un chariot.
➢    Largeur des allées de circulation: 1,20 m., pour qu’il soit possible de manoeuvrer avec un chariot.
➢    Hauteur entre le sol et la tablette la plus basse: 15 cm., il s’agit d’une mesure préventive contre les risques d’inondation.

Les tablettes
Il est important de tenir compte du poids moyen des documents qui seront rangés sur les tablettes: des tablettes renforcées seront peut-être nécessaires pour l'ensemble ou une partie du mobilier. La profondeur recommandée est de 35cm : adaptée aux dimensions des boîtes d'archives standard, elle laisse un peu de
marge pour des documents plus grands. Pour les documents de grands formats, prévoir de les ranger sur des tablettes de 40cm ou dans des armoires adaptées. Il peut être utile de disposer d’un demi-bloc mobile de rayonnages équipés de tablettes de 40 cm. Ces évaluations sont importantes, car contrairement aux
rayonnages fixes, les rayonnages mobiles ne tolèrent aucun dépassement des documents hors des tablettes.

Eclairage dans le dépôt

Les ouvertures ne doivent pas dépasser la surface maximale de 10% de la façade. Les fenêtres ne doivent pas servir pour aérer les locaux comme en temps normal, il faut prévoir un autre système d'aération, artificiel ou de régulation passive (cité plus haut).
En cas d'absence de lumière naturelle, prévoyez des tubes fluorescents à 150-200 lux maximum

Vers le haut