AVA Association Vaudoise des Archivistes
Papier recyclé, papier longue durée: quel papier choisir?

Introduction

Au cours des dernières années, la qualité des papiers recyclés s'est beaucoup améliorée. Depuis 1999, la norme DIN 6738 assure une conservation à moyen terme d'environ 100 ans. Le papier recyclé peut aussi bénéficier de plusieurs labels écologiques (Ange bleu, Nordic Swan, FSC, etc.) établis selon différents critères.

Recommandations

Ce n'est toutefois pas suffisant pour un archivage à long terme. Pour une durée de conservation sans limite, les Archives Fédérales et les Archives Cantonales Vaudoises recommandent le papier certifié ISO 9706. Il s'agit d'une « super norme » qui va au-delà des exigences de la norme DIN 6738 et présente des avantages de permanence, tels que solidité minimale, réserve alcaline, valeur PH maximale et minimale indiquée, etc.

Face au problème de durée de conservation que soulève l'emploi du papier recyclé, les Archives fédérales et cantonales préconisent une utilisation différenciée du papier, en fonction de calendriers de conservation établis par les archives ou plus simplement, du type de documents produits.

Les documents concernés

Dans les administrations communales, l’utilisation du papier de très longue conservation est recommandé pour l’impression des documents suivants:

  • Procès-verbaux de Municipalité
  • Procès-verbaux du Conseil communal (exemplaire original à relier)
  • Préavis, rapports & communications au Conseil communal (exemplaire original à relier)
  • Budget (1 exemplaire de la version que l'on remet au public)
  • Rapport de gestion broché (1 exemplaire de la version remise au public)
  • Comptes communaux détaillés et reliés
  • Conventions
  • Contrats
  • Règlements (1 exemplaire original)

Par analogie, on prendra des mesures identiques dans le cas des entreprises ou des institutions soucieuses de préserver leur patrimoine, notamment en ce qui concerne les documents historiques et constitutifs (statuts et règlements, correspondance probatoire). Les procès-verbaux à conserver sont ceux du Conseil d'administration et des assemblées générales annuelles.

Note : il est possible de faire imprimer des documents à valeur historique sur un papier fabriqué avec des matières uniquement végétales (fibres de coton, de lin et de chanvre) ; ce papier est certifié ISO 11108, une norme qui s’ajoute aux critères de durabilité à ISO 9706 et impose une proportion de types de fibres végétales dans sa fabrication. Ce papier se conserve parfaitement au-delà de 1000 ans sans jaunir ni se fragiliser. Il est donc très supérieur aux papiers industriels à pâte de bois. C'est un peu l'équivalent du papier dit "chiffon" que l'on trouve dans nos archives antérieures à 1850.

Prix

Les papiers « longue durée » sont plus chers que les autres. Pour bénéficier de rabais, il faut en acheter une certaine quantité. Pensez à faire des commandes groupées (plusieurs communes, plusieurs entreprises ensemble), car en tous les cas, l'achat d'un papier recyclé certifié DIN 6738 et labellisé s'impose.

Les labels

Monique Dénéréaz-Murisiez: "Le patrimoine des entreprises – Valeur gestion Conservation"; 85 p.; Publié par l'Office fédéral de l'éducation et de la science; Berne 1994