Successeur du Groupe des utilisateurs de la Plateforme Vaud archives communales, le Groupe de travail Vaud archives communales (GT VAC) est rattaché à l’AVA. Il est ouvert aux contributeurs et contributrices de la Plateforme Vaud archives communales. Les Archives cantonales vaudoises, ainsi que l’AVA, y sont représentées de façon permanente.

Le Groupe de travail Vaud archives communales a pour buts de:

• contribuer au bon fonctionnement de la Plateforme Vaud archives communales par la définition de règles de saisie et le contrôle qualité
• participer activement à ses évolutions et développements
• former, accompagner et soutenir les communes vaudoises  dans leur utilisation de la Plateforme

Plateforme Vaud archives communales

La Plateforme Vaud archives communales a pour objectif de valoriser les archives communales vaudoises en mettant à disposition des communes un outil informatique professionnel en ligne qui permet la saisie des inventaires d’archives et leur diffusion. Ce faisant, elle offre aux utilisateurs et utilisatrices un accès unifié à ses inventaires mis à jour régulièrement et facilite les recherches au sein du patrimoine documentaire communal vaudois.

La Plateforme Vaud archives communales est basée sur le logiciel AtoM (Access to Memory). Développé sous la houlette du Comité International des Archives, AtoM respecte les normes internationales de description archivistique. C’est un logiciel libre qui garantit de disposer en permanence de ses données grâce aux possibilités d’exportation offertes.

Le support technique et l’hébergement de la Plateforme sont assurés par l’entreprise docuteam. Le centre de calcul qui héberge la Plateforme est situé en Suisse.

Jusqu’à fin 2023, la Plateforme était gérée par un groupe d’utilisateurs. Les communes vaudoises avaient la possibilité d’en devenir utilisatrices moyennant une finance d’entrée et une cotisation annuelle calculée en fonction de leur nombre d’habitants (voir tabelle ci-dessous).

Dès 2024, les Archives cantonales vaudoises gère la Plateforme et offre la possibilité de son utilisation, sans frais, à toutes les communes vaudoises. Sa gouvernance métier est assurée en collaboration avec le GT VAC selon des modalités en discussion.

Tabelle des cotisations et finances d’entrée 2019 valable jusqu’à fin 2023