D’une manière générale, la réflexion autour de l’aménagement d’un local doit intégrer la réalisation d’un plan d’urgence ou plan catastrophe. Les éléments essentiels devant figurer dans ce plan sont :
- composition de l’état-major communal en cas de catastrophe
- liste des responsables en cas d’intervention d’urgence : pompiers, police, collaborateurs-trices des archives…
- liste des personnes et des entreprises en charge du patrimoine : protection civile, protection des biens culturels, responsables de bibliothèques, de musées
- Liste des personnes ressources et prestataires spécialisés : conservateurs, restaurateurs, vendeurs de matériel et entreprises où l’on pourra congeler les archives, entreprises où l’on pourra effectuer la lyophilisation etc.)
- plan de situation des locaux de vos archives avec indications des archives à évacuer en priorité. Ces plans sont très utiles et doivent être remis aux pompiers…
- prévoir et indiquer l’adresse d’un local où les archives pourront être temporairement entreposées
- prévoir une armoire ou un local « intervention » contenant le matériel qui servira à transporter, conditionner, identifier les archives à évacuer.
Les listes doivent évidemment comprendre les adresses, les numéros de téléphone, adresses email.
Le plan catastrophe doit être remis aux personnes concernées (pas d’exemplaire unique !) et régulièrement mis à jour.
Le plan à lui tout seul ne suffit pas. Des contacts avec la centrale d’alarmes, les pompiers, la protection civile, comprenant une visite organisée des locaux à l’attention des intervenants en situation d’urgence (pompiers) et de ceux qui viennent après la catastrophe (protection des biens culturels) valent mieux que des pages de description et assureront le moment venu, autant que faire se peut, une meilleure prise en charge.
Pensez également à assurer vos archives: les frais relatifs au sauvetage et à la restauration de vos archives peuvent être importants. Notons que les inventaires sont indispensables pour l’indemnisation en cas de sinistre
Liens :
Cosadoca—Consortium de sauvetage du patrimoine documentaire en cas de catastrophe. Créé par les Archives Cantonales Vaudoises et les bibliothèques universitaires et de l’EPFL, ce site donne une foule d’informations sur les mesures à prendre pour prévenir une catastrophe ou agir en cas de problème.
Bibliothèque nationale suisse : prévention et intervention
Bibliographie :