Suite à l’évaluation et au versement d’un fonds documenté par un bordereau de versement, vient le temps de la prise en main physique et intellectuelle du fonds: c’est le moment de la rédaction d’un inventaire, constitué de notices descriptives, qui s’accompagne souvent du conditionnement définitif (voir: conditionnement).

L’inventaire permet de décrire les fonds de manière plus ou moins détaillée, de documenter leur contexte de production et de conservation, de décrire leur structure, ainsi que leur contenu. Instrument de recherche, il permet au public d’appréhender le contenu des archives de manière contextualisée et hiérarchisée. Il renseigne enfin sur les modalités d’accès et de reproduction.

Selon son degré de précision, l’inventaire permet de trouver les fonds, séries, dossiers ou documents pertinents en fonction de critères de recherche choisis.

La rédaction d’un inventaire est régie par des normes internationales adoptées par la communauté des archivistes:

• ISAD(G): fournit les lignes directrices générale de description archivistique. Préconise une description hiérarchique (du général – soit le fonds, au particulier – soit le dossier ou la pièce); elle est composée de 26 éléments, dont 6 sont obligatoires (l’identifiant, le titre, le producteur, la date, l’importance matérielle et le niveau de description).Le Groupe de travail Normes et Standards de ’Association des archivistes suisses (AAS) a rédigé un document contenant les directives suisses pour l’application de la norme ISAD(G) tenant compte des particularités du paysage archivistique suisse.
• ISAAR CPF: documente la façon dont les notices d’autorité relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles doivent être remplies.
• ISDF: définit les champs de description des fonctions auxquelles les dossiers sont rattachés et dont les collectivités sont responsables
• ISDIAH: propose une description type des institutions de conservation des archives.

Pour réconcilier et intégrer les quatre normes existantes en une seule, l’ICA a élaboré RIC (Records in Context) qu’elle a publiée en 2023 sous la forme d’une fondation (RIC-FAD), d’un modèle conceptuel (RIC-CM) et d’une ontologie (RIC-O). Des directives pour les archivistes et les développeurs suivront.

L’utilisation de normes permet d’uniformiser les pratiques et donne ainsi la possibilité de diffuser un inventaire plus facilement.

La description d’archives peut être réalisée sur un fichier Excel ou sur un logiciel métier. Quel que soit l’outil choisi, il convient de veiller à décrire les fonds en respect des normes internationales.